什么是采购管理？

几十年来，采购部门的首要任务很简单：压低成本。但现在，仅关注成本已成为一种战略负担，因为交货延迟或供应商突然违约都可能导致公司运营陷入停滞。如今，采购管理不再仅仅是让采购订单价格降低几个百分点，尽管这无疑也是目标之一。其核心在于通过建立能够强化整个业务的战略性供应商关系，来创造长期价值、降低风险并支持创新。

采购管理专业人员负责监督创造这一价值的全流程，从供应商评估到合同管理。若执行得当，企业便可依靠采购经理来节省时间和资金，并建立稳固的供应商关系。

什么是采购？

采购一词指的是从外部渠道购买组织运营所需商品、服务和工程的关键职能。这是一个复杂的过程，需要战略性地选择既能提供高价值又能满足公司要求的供应商。采购流程通常包括确定需求、明确要求、寻找供应商、协商协议以及管理合同和供应商关系。有效的采购能够通过降低成本、提升质量以及主动管理供应链风险，从而提高组织的盈利能力。

什么是采购管理？

采购管理是指对采购流程进行组织层面的监督、优化和处理。虽然采购本身是核心职能，但采购管理同样关注实际交易发生前的准备工作及后续环节。这些环节包括分析组织需求和优先级、识别物流及实际操作中的挑战、审核供应商、评估交付成果的质量，以及建立和维护供应商关系。通过采购管理，组织能够对采购过程中的诸多环节进行全面把控，包括对供应商发展规划和内部需求的持续评估。

关键要点

• 采购管理是指对采购流程从始至终的监督，以及持续的内部审计和外部关系维护。
• 采购与采购管理有所不同，因为采购仅关注流程中的交易阶段。
• 完善的采购管理能确保组织实现准确、及时且注重成本的采购。
• 由于采购管理致力于维护与供应商的关系，因此能够为灵活交付、更低价格以及产品合作创造可能性。
• 自动化和 AI 可通过合同工作流监督、战略采购、库存提醒，以及基于供应商数据和支出分类的分析洞察等手段，优化采购管理。

采购管理详解

采购管理远不止于简单的交易，它涉及组织内部和外部的多个要素。了解关键的采购术语至关重要。

• 自动化：当今的采购管理工具能够实现多种功能的自动化，包括工作流管理和基于收集数据的分析生成。由于采购领域在不断发展，自动化和 AI 能够简化、加速并提升采购管理的效率。
• 合同：合同是买方与卖方之间定义交易条款的法律协议。采购经理负责协商合同的具体条款，例如价格、交货时间表、费用、折扣、报销、违约金及其他条件。
• 需求：组织或部门通过外部采购需满足的个体需求。这可能包括硬件、软件、材料、服务或运营物资。
• 采购订单：采购申请获批后，可转化为采购订单，从而授权供应商进行交易。它详细列明交易的具体内容及双方同意的条款。一致的采购订单记录有助于审计和财务分析（如销售成本核算），该流程可能由 AI 辅助完成。
• 采购申请：采购申请单是一种用于申请采购商品或服务的内部文件，通常由员工创建该申请单，以获得主管或部门负责人的批准，由其确认该采购具有正当需求且预算充足。获得批准后，采购申请单将转交至采购部门。
• 关系：优秀的采购经理会与供应商建立稳固、长期的合作关系。这些关系理想情况下能提供谈判合同条款、获取特殊价格或折扣的机会，并促进合作以支持新产品和新服务。
• 供应商：供应商是指提供满足组织所需商品或服务的供货商。虽然采购通常涉及实物商品，但供应商也可能提供保洁、餐饮或基于云技术的软件等服务。

为什么采购管理很重要？

采购管理之所以重要，是因为采购流程涉及对组织至关重要的领域，而这些领域会影响组织的财务健康状况以及创新和竞争能力。供应商关系、供应链物流、合同法律条款、成本、可追溯性、合规性以及内部考量等，都是其中众多关键环节。采购管理中的统一的决策主管负责管理和监督采购流程，同时致力于加强合作关系、降低成本、探索新产品或服务并提升质量。

此外，有效的采购管理还能让组织在面临突发状况时迅速调整策略，例如需求骤增、新关税实施或长期供应商停业等情况。

采购管理的工作原理

有效的采购管理方式是将其作为一项专门职能，既关注内部流程，也重视外部关系，并通过成熟的实践来优化工作流程，从而在保证质量和控制预算的前提下，为组织获取正常运转所需的物资和材料。

首先，需要确定哪些货物或服务能够满足组织的目标。确定目标后，应明确所需产品或服务的具体规格或要求。下一步是评估供应商，并在成本、质量和交期方面寻求最合适的采购方案。选择供应商后，管理者需监督采购流程，并跟踪交付和付款的物流情况。采购经理随后应与供应商保持密切联系，以建立关系、协商进一步的折扣，并讨论问题或合作机会。

采购经理还应与 IT 人员保持沟通，探讨自动化和 AI 如何优化采购流程。例如，自动化系统可以追踪所有待处理合同，并在关键日期、价格变动及其他因素发生时发出提醒。

采购流程的 6 个阶段

自动化和 AI 将为简化、整合和优化这些步骤中的各个环节提供机遇。以下是对该流程的一般概述。

1. 识别内部需求：部门采购计划应包含预算、供应商路线图以及短期和长期的预计需求。
   
2. 评估潜在供应商：在评估供应商时，企业会考虑成本、能否提供所需的质量和数量等实际因素。然而，软性因素对于建立成功的合作关系也至关重要，包括地理位置、沟通方式，以及在紧急交货或批量定价等方面的灵活性。
   
3. 合同谈判：选择首选供应商后，组织便可着手商讨合同条款。团队将权衡成本、时间表及其他具体条件，在满足实际需求的同时建立长期合作关系。
   
4. 处理采购物流：选择供应商并签署合同后，即可着手处理请购单、采购订单、发票及其他必要文件，以追踪付款和交易履行情况。如今，AI agent 在此环节正发挥着越来越大的作用。
   
5. 最终交付和评估：收到物资或服务后，团队需核实供应商是否已履行义务。质量、及时性和订单准确性均是重点考量。若出现差错，供应商的应对措施将体现其诚信度和支持能力。
6. 交付后阶段：采购经理负责维护供应商关系、评估合同及库存状况，并通过数据分析来提高效率。

有效采购管理的优势

企业往往会陷入一种误区，即忽视有效的采购管理，而将重点更多地放在采购物流上。这种做法会错失全面且健全的采购管理策略所带来的长期效益，而这些效益最终将在财务和实际层面为企业带来收益。以下是有效采购管理的一些常见优势：

• 节省成本：有效的采购管理使组织能够与供应商协商有利的定价和合同条款，通常是通过批量采购和合并订单来利用批量折扣，从而节省成本。使用“首选供应商名单”中的供应商，有助于各部门享受这些协商价格，并防止违规采购。
  
  持续分析支出模式，可以发现消除冗余和选择更具成本效益方案的机会。根据实际需求进行采购有助于尽可能减少库存积压及相关持有成本。
• 提高效率：有效的采购管理通过简化及自动化流程、减少人工操作和审批时间，以及加强与供应商的协调，从而提升效率。标准化流程和集中化数据有助于团队加快决策、减少错误并提高合规性，而对采购活动的更清晰可见性则使组织能够更快地响应不断变化的需求，减少延迟，以维持持续运营。
• 需求：组织或部门通过外部采购需满足的个体需求。这可能包括硬件、软件、材料、服务或运营物资。
• 质量保证：每当组织开始与新供应商合作时，质量保证工作实际上就需重新开始。这也是为什么有效的采购管理对于制定明确的标准和规范、建立严格的供应商选择流程以及制定完善的合同条款至关重要。通过建立牢固的供应商关系并实施持续的质量保证监控，采购团队能够及时解决问题并推动持续改进。
• 风险缓解：风险缓解与质量保证密不可分。有效的采购管理通过建立清晰且一致的供应商选择、合同谈判及合规监控流程来降低风险，这些措施虽无法完全消除，但能显著降低供应商违约、交付中断或采购不合规的发生概率。通过建立稳固的供应商关系、运用支出分析以及维护完整且易于调取的记录，企业能够迅速识别并应对潜在风险，例如供应商破产、质量问题或违规行为。
• 建立更牢固的供应商关系：与供应商建立牢固的长期关系，将带来上述诸多好处，例如物流效率和质量保证。这还为基于经验的独特合作与伙伴关系打开了大门，包括优先参与提供批量折扣或其他优惠的项目、率先了解产品改进版本，以及就新服务可能性进行协作探讨。
• 提高合规性：由于采购管理建立的是基于已知条件的合作关系，这通常能为遵守法规和组织规范铺平道路。通过与经过审核、值得信赖的供应商合作，诸如供应商协议、危险物质接触风险及环境影响等因素均可转化为可控的已知条件。
• 提高透明度：强大的采购管理通过集中采购记录、标准化流程以及使用自动化功能来跟踪交易和审批，从而提高透明度，并实现理想的实时跟踪。这种清晰且一致的文档记录有助于让利益相关方清晰掌握采购周期的每个环节，从而实现更好的监督、问责和可审计性。
  
  因此，企业能够更轻松地发现异常情况、防止未经授权的支出，并确保符合内部政策和外部法规。对于注重可持续发展和道德采购的企业而言，透明度同样关键，因为建立可追溯的文档和记录链条至关重要。
• 提升决策能力：有效的采购管理通过提供关于供应商、合同、支出模式、质量、价格趋势等方面的及时、准确且全面的数据，为决策提供支持，使团队能够客观评估选项、识别风险，并选择最具成本效益且可靠的解决方案。这些数据可输入分析工具，从而产生推动战略决策的洞察，特别是当企业具备利用云技术存储库整合数据以实现跨部门访问的能力。

如何改进采购管理：6 个建议

采购管理是一个复杂的过程，对每个组织而言都存在独特的制约因素和机遇。计划、预算、技术、文化以及内部能力因情况而异，这为改进采购管理提供了广阔的空间。

有效的采购管理通常遵循以下优秀实践：

1. 利用技术：采购管理包含许多可通过自动化和 AI 提升效率的环节。例如，自动化可以管理采购工作流，同时整合记录并监督合同，以核查签名和到期日期等信息。同样，AI 可以分析汇总的供应商数据，并识别谈判折扣的机会。
   
2. 实施标准化流程：制定采购标准需要投入时间、资金和资源。然而，建立清晰的采购政策和工作流程所带来的回报将持续多年。这种方法还能通过提高效率和可重复性带来立竿见影的成本效益；从更宏观的角度来看，它还能为任何需要分析数据的部门提供数据分析支持。
   
3. 避免对供应商产生懈怠：采购经理肩负着如此多的职责和任务，与供应商的关系往往会陷入“自动运行”状态。然而，避免对供应商产生懈怠，可以带来更优惠的价格、更大的灵活性，以及合作或扩展的机会。那些在与供应商保持定期联系的同时，还评估质量和成本指标的经理，在谈判中（例如针对竞争对手的价格）可能会表现得更好。
   
4. 培训采购团队：有效的采购管理需要全体员工的认同。管理者必须掌握工作流程管理之外的多种技能；谈判和关系建立等软技能，与价格监控和合同管理同样重要。所有这些要素都需要经过适当的培训，才能真正提高团队绩效。
   
5. 监视和优化绩效：通过跟踪采购指标（如供应商交货周期、供应商缺陷率、价格波动、供应商供货能力以及紧急采购的响应时间），企业可以优化内部和外部的采购流程。这些数据不仅能为谈判提供依据，还能帮助企业判断何时需要更换供应商。
6. 将数据整合到数据仓库：追踪各类数据（例如供应商历史、采购申请、采购订单、支出分析、发票和物流数据）对于评估采购管理的成效至关重要。然而，如果这些数据分散在不同甚至互不兼容的应用中，分析工作就会受到阻碍。通过标准化和整合数据（通常在云端进行），各部门可以轻松访问数据以进行评估，甚至将数据导入基于 AI 的分析平台，从而获得自动化洞察。

自动化和采购管理

自动化在简化和优化采购管理方面具有颠覆性的作用。经过周密的整合，自动化能够加快工作流程，通过减少人工干预来提高准确性，并通过持续跟踪供应商指标和绩效来降低风险。以下是采购管理中能够从自动化中受益的一些关键领域：

• 采购：企业可制定请购单和采购订单的标准，建立基于模板的工作流，并设置自动触发的操作和通知。AI 驱动的分析工具可处理这些数据，生成采购建议，从而协助谈判价格、交付内容和计划。在采购过程中，AI agent 可协助向员工提供采购政策方面的建议。
• 供应商：供应商关系的质量几乎总是取决于人际互动的强度。然而，借助自动化和 AI，建立这种关系要容易得多。例如，GenAI 可协助推荐合格供应商，并自动生成谈判摘要及供应商资格问卷。通过记录供应商数据，企业可获取集中化的信息以支持决策和洞察，这些最终将改善人际关系。
• 合同：由于合同涉及诸多变动因素（包括条款、签署方、到期日和合规性），自动化可帮助采购经理及时掌握合同中的各项变量，从而减少对每份文件中具体内容的手动核查。
• 支出：通过自动对采购进行分类，采购经理在寻求优化支出时可获得海量数据进行分析。此类分析产生的洞察可为数据驱动的谈判提供依据，甚至推动更换或新增供应商的决策。借助分析技术，AI 还能更进一步，针对支出模式提供洞察，并就各类采购举措提出建议。

选择采购管理解决方案

企业决定全面改革采购流程，是一项兼具短期和长期目标的投资。需要分析的因素很多，例如技术方面；企业通常会关注系统集成便捷性以及软件供应商的发展规划等问题。在选择采购管理解决方案之前，需要讨论以下关键要素：

• 功能：企业优先考虑哪些采购管理流程？每个团队对“必备功能”、“期望功能”和“可有可无的功能”的组合各不相同，且这些需求清单会随时间推移而演变。为了确定最适合组织的方案，应综合评估各解决方案的功能组合（如供应商门户、工作流管理和支出分析）、技术特性（如 AI、自动化和移动应用）以及实用性考量（如用户友好度、数据集成便捷性和 API）。
• 供应商背景：需考量行业声誉、经营年限、数据安全、技术支持质量及软件托管模式等因素。企业还可以考察客户满意度和留存率等指标。综合这些信息既能推动与供应商签约的决策，也能为谈判提供潜在的议题。
• 数据功能：在数据驱动的世界中，解决方案收集和处理信息的能力至关重要。该平台能否在不同连接之间同步数据？它是否提供便捷的访问方式以支持跨部门协作？它是否是一个能够与一系列后台产品整合信息的双向工具，还是会形成另一个信息孤岛？
• 内部利益相关方：采购管理软件带来的益处不仅限于采购团队；其他利益相关方也至少希望了解正在考虑的系统的功能。包括接收履约物资的部门（如制造部门）以及相关运营部门（如应付账款部门）。当然，IT 部门也希望参与其中，因为该团队将负责与其他系统进行集成。这些利益相关方都能为最终的供应商决策提供宝贵的见解。
• 外部利益相关方：外部组织对采购流程也具有切身利益。评估团队可咨询供应商、物流公司及其他外部利益相关方，以获取关于推荐方案、首选格式、供应商门户兼容性等因素的建议。
• 平台路线图：即使某平台目前非常适合，五年后情况也可能发生变化。应对这一问题的最佳方式是，企业先从运营和 IT 两个角度审视自身的发展路线图，再对照潜在解决方案提供商的路线图进行评估。计划中的新功能、历史上的敏捷性表现以及预期扩展等因素对决策都至关重要，这样采购方案的全面调整就只需进行一次。

利用 Oracle 解决方案实现采购自动化

Oracle Fusion Cloud Procurement 是一个基于云技术的集成解决方案，用于管理从寻源到结算的供应商关系。Oracle Fusion Cloud Procurement 利用 AI 和自动化技术优化流程并提供洞察，通过改善供应商关系管理并简化采购流程，助力企业尽可能降低成本并提高利润率。

采购管理常见问题解答

采购经理的工作内容是什么？
采购经理负责全程监督从头到尾获取必要运营和生产材料的整个过程。这包括筛选潜在供应商、建立供应商关系、监督采购流程、审核合同条款以及跟踪物流情况。采购流程可能简单到只需从产品目录中挑选商品进行采购，也可能复杂到需要与供应商进行长时间的谈判，商讨价格、交货期及其他关键因素。

采购与采购执行有何区别？
采购执行是采购流程的一部分。采购涵盖整个流程，包括确定采购需求、制定要求、筛选供应商、合同谈判以及供应商关系管理；而采购执行则负责交易的实际物流环节。采购涉及预算、计划和供应商关系等背景因素，而采购执行则包括下单、文件处理和付款等具体事务。